Facturación electrónica: ¿quién está obligado a facturar?

La forma en que las empresas colombianas llevan sus registros contables y se relacionan con sus clientes está cambiando, y la facturación electrónica es prueba de ello. La digitalización va dejando atrás los documentos impresos, pues este sistema utiliza medios digitales para la generación, envío, recepción y almacenamiento de facturas y otros documentos relacionados.

Por medio de la Resolución 000020 de 2019, la cual ha tenido modificaciones, la DIAN reguló la implementación de la factura electrónica. Esta normativa establece los lineamientos y requisitos técnicos que deben cumplir las empresas para adoptar el sistema de facturación electrónica, ya que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales estableció dicho sistema para tener mayor control fiscal.

Dentro de los objetivos principales de implementar la facturación electrónica están optimizar los procesos contables, reducir la evasión fiscal y promover la transparencia en las transacciones comerciales. Al contar con un sistema de facturación electrónica se obtiene un mejor control y seguimiento de las operaciones, lo cual facilita la detección de irregularidades y ayuda a fortalecer la relación entre los contribuyentes y la DIAN.

¿Quién debe emitir factura electrónica?

Esta es una pregunta bastante común en el gremio comercial y empresarial, ya que en 2023 empezó a ser obligatoria la facturación digital. De acuerdo con la normativa, estas son las personas que deben presentar los nuevos formatos:

En primer lugar, los grandes contribuyentes, es decir, aquellas empresas clasificadas como tales por la DIAN, están obligados a emitir factura electrónica de venta. También deben hacerlo los responsables del Impuesto sobre las Ventas, esto incluye tanto a personas naturales como jurídicas que estén obligadas a declarar y pagar el IVA. Entonces, estas personas tienen la obligación de expedir factura o un documento equivalente por cada transacción que hagan.

La implementación de la facturación electrónica no solo es una obligación legal, también representa varios beneficios para las empresas. Al adoptar este sistema, las compañías reducen los costos asociados con la impresión y el almacenamiento físico de facturas, agilizan sus trámites tributarios y procesos contables, y mejoran su eficiencia administrativa. Así que además de cumplir con la normativa se obtienen ventajas para el negocio.

¿Qué documentos se deben presentar en el sistema de factura electrónica?

El sistema de facturación electrónica requiere la presentación de varios documentos. Por eso, te contamos cuáles son, de acuerdo con lo establecido por la DIAN, para que tengas claridad y evites inconvenientes por omitir alguno.

1. Factura electrónica de venta

La factura electrónica de venta es el documento digital que respalda una transacción comercial. En ella se detallan los bienes o servicios, los impuestos correspondientes y el monto total a pagar. Esta factura reemplaza a las versiones en papel y cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN.

2. Reporte de validación de facturas expedidas en talonario o en papel por problemas tecnológicos

Este reporte se usa cuando se presentan problemas técnicos que impiden al facturador expedir una factura electrónica. Con esto se informa a la DIAN sobre las facturas emitidas en formato talonario o en papel para su posterior validación y cumplimiento normativo.

3. Soporte de pago de nómina electrónica

Otro componente del sistema de facturación electrónica es el comprobante de nómina electrónica, el cual respalda los pagos de salarios realizados por las empresas. Este documento incluye información detallada sobre los colaboradores, sus salarios, los descuentos aplicados y otros aspectos relacionados con la nómina.

4. Documento soporte de adquisiciones con no obligados

Este documento es usado cuando se realizan compras a proveedores que no están obligados a emitir facturas electrónicas. Sirve como soporte de las transacciones comerciales y contiene información detallada sobre los bienes o servicios adquiridos, los montos involucrados y otros datos relevantes.

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