Lo que debes saber de las provisiones de nómina en una pequeña empresa

Las provisiones de nómina están estrechamente relacionadas con el pago de las prestaciones, ya que se utilizan para reservar fondos y garantizar la disponibilidad de recursos financieros necesarios para cumplir con los pagos de prestaciones en el futuro. Las provisiones son un mecanismo contable y financiero que permite a las empresas estimar y apartar los fondos requeridos para cubrir obligaciones futuras relacionadas con las prestaciones de ley.

Al realizar las provisiones adecuadamente, te aseguras de cumplir con las obligaciones legales y normativas establecidas por las leyes laborales y los entes reguladores. Esto evita sanciones, multas y conflictos legales que podrían surgir por incumplimiento, por lo que es importante conocer las provisiones de nómina y saber cómo se calculan.

Tipos de provisiones de la nómina

1. Vacaciones

Todo colaborador con un contrato de trabajo tiene derecho a un período de vacaciones remuneradas por cada año laborado. La duración de las vacaciones son quince días hábiles, por lo que los días totales pueden variar incluyendo fines de semana y festivos.

Para calcular esta provisión en la nómina debes tener en cuenta el salario del trabajador, sin incluir auxilio de transporte, y multiplicarlo por el número de días que estará descansando. Entonces, mensualmente se debe provisionar aproximadamente el 4.17% del salario para pagarse cuando el colaborador esté de vacaciones.

2. Prima de servicios

Otra de las provisiones de nómina es la prima de servicios, una prestación social que se paga a los colaboradores semestralmente (a mitad y a fin de año). El valor corresponde a un mes de salario por cada semestre trabajado. Para calcular el porcentaje de provisiones de nómina por concepto de prima se divide el 100% del salario, incluyendo el auxilio de transporte, entre 12 meses, lo que da por resultado 8,33%. Este último será el porcentaje que se debe provisionar mes a mes para pagar la prima en dos partes: la mitad en junio y la otra antes del 20 de diciembre.

3. Cesantías

Las cesantías son otra provisión de nómina cuyo valor equivale a un salario mensual por cumplir un año trabajado. Así que el cálculo es igual al de la prima de servicios, por lo que mensualmente se debe guardar el 8,33% para pagar las cesantías. La diferencia es que estas se pagan una vez al año, antes del 14 de febrero por el año vencido. Además, este dinero se consigna directamente a los fondos de cesantías, por lo que los colaboradores solo pueden hacer uso de él cuando lo soliciten a dichas entidades.

4. Intereses de cesantías

Otro cálculo de provisiones de nómina es el de los intereses sobre las cesantías. Este es un pago adicional que se hace a los colaboradores cada año. Consiste en otorgar el 12% de las cesantías, por concepto de intereses, y se debe pagar en el mes de enero directamente a los trabajadores.

Para saber cuánto se debe liquidar mensualmente toma como referencia la provisión mensual de las cesantías. A esa cifra le calculas el 12% y eso es lo que debes provisionar para pagar intereses de cesantías.

Así puedes liquidar automáticamente las provisiones de la nómina

Calcular las provisiones de nómina  es una tarea que requiere mucha precisión, ya que si se cometen errores tu negocio puede incurrir en faltas y generar molestias en tus colaboradores. Si tu empresa es pequeña puede que no tengas un departamento de contabilidad y finanzas, y que contratar los servicios de un profesional te resulte costoso.

Pensando en los pequeños y medianos negocios en Heinsohn hemos desarrollado el software de nómina para pymes, una solución tecnológica que te ayudará a automatizar tareas de nómina y a optimizar los procesos. Gracias a ella podrás tener en minutos las nóminas de tus colaboradores, incluyendo la liquidación de salarios, deducciones de seguridad social y el cálculo de provisiones de nómina.

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Así que además de calcular las provisiones de nómina, podrás gestionar de forma completa los procesos de nómina de tu negocio. Solicita una asesoría gratuita por nuestros canales virtuales y conoce en detalle cómo el software de nómina para pymes puede ayudar a tu pequeña empresa a ser más eficiente.