Cómo evitar una sanción por no presentar nómina electrónica

La nómina es el documento que soporta el pago mensual o quincenal que una empresa realiza a sus colaboradores como retribución por el desempeño de sus labores. Desde finales de 2021 hasta mitad de 2022 la DIAN estipuló la obligatoriedad del envío de dicho soporte en formato digital, por lo cual los negocios que no cumplan pueden tener una sanción por no presentar nómina electrónica. 

La Resolución 013 del 11 de febrero del 2021 reglamentó la implementación y envío de la nómina electrónica en los primeros 10 días hábiles del mes tras el pago del salario al personal de una empresa, independientemente de su tamaño. Este documento debe contener la información salarial de los colaboradores de la compañía en formato digital y debe remitirse a través de una plataforma autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

¿A qué sanción por no enviar nómina electrónica se puede exponer tu empresa?

En caso de que tu empresa no cumpla con la obligación de remitir la nómina mes a mes, esta puede obtener una sanción por no enviar nómina electrónica o por enviarla con errores, de acuerdo con el artículo 651 del Estatuto Tributario y la Ley 2277 de 2022. Así que la multa máxima será de 7.500 UVT, la cual se fijará según estos criterios:

1. El 1% del total del que no se brindó la información requerida.

2. El 0,7% del valor total de la información que se brindó de forma incorrecta.

3. El 0,5% de las sumas que se suministraron después de los primeros 10 días hábiles del mes.

4. 0,5% UVT por dato erróneo u omitido cuando no se pueda establecer la base para la sanción o cuando la información no tenga cuantía, sin exceder 7.500 UVT.

Otra sanción por no reportar nómina electrónica es perder beneficios tributarios a los que las empresas tienen derecho. Dentro de estos podemos mencionar descuentos en impuestos, reducción en tarifas de retención en la fuente, deducciones, rentas, entre otros. La pérdida de estos beneficios puede tener un impacto significativo en la rentabilidad de la empresa, por lo que no es conveniente que eso pase.

Así puedes evitar una sanción por no presentar nómina electrónica

Es importante que las empresas, aunque estén en crecimiento, cumplan con sus obligaciones tributarias para evitar una sanción por no presentar nómina electrónica. Por eso, en este blog te contaremos qué medidas puedes tomar en tu negocio para evitar sanciones e inconvenientes con la DIAN.

1. Implementa un sistema de gestión de nóminas

Es esencial que tu empresa esté a la vanguardia de la transformación tecnológica para responder a los desafíos y ser más competitiva. Por ello, implementar un software de nómina para pymes es clave para enviar la información de manera oportuna y precisa, de modo que evites sanciones por datos erróneos o información faltante.

Además, al contar con un sistema de gestión de nómina, tu empresa puede mejorar la eficiencia en el procesamiento de la nómina, ya que tareas como el cálculo, liquidación y envío de la nómina electrónica a la DIAN se pueden automatizar y realizar sin errores en menos tiempo que si lo haces de forma manual.

2. Mantén actualizada la información de tu equipo de trabajo

Tu empresa debe mantener un registro actualizado de la información de sus colaboradores y sus salarios, así podrá asegurarse de que los datos que se envían en la nómina sean precisos. El software de nómina para pymes permite que el personal acceda a una plataforma en la que puede reportar novedades que afecten la nómina, lo cual es útil para evitar una sanción por no reportar nómina electrónica con información actualizada y correcta.

3. Capacita a tus colaboradores

Una vez implementado el sistema, el cual debe estar autorizado por la DIAN, es importante que tus colaboradores se capaciten sobre el uso de la herramienta. En Heinsohn te ofrecemos un software que es autogestionable e intuitivo, sin embargo, te acompañaremos en el proceso para que tu equipo pueda usar el aplicativo sin inconvenientes. Ten en cuenta que podrás asignar roles de acceso para que, de acuerdo al cargo, cada colaborador tenga ciertos permisos y restricciones, según lo consideres necesario.

4. Mantente al día con la normativa laboral

Para evitar una sanción por no presentar nómina electrónica es vital que tu empresa esté al día con las regulaciones y los cambios en las normas tributarias. Nuestro software de nómina para pymes cumple con la legislación laboral y los requerimientos de la DIAN y la UGPP, por lo que cuenta con su aprobación para el envío de la nómina electrónica. Además, nos actualizamos frecuentemente sobre las novedades que surgen en el ámbito legal para garantizar que nuestras empresas afiliadas puedan responder a los cambios y adaptarse a ellos de manera oportuna.

Déjanos tus datos en el formulario de abajo o por nuestros canales virtuales y te brindaremos una asesoría gratuita para entender las necesidades de tu negocio. Así mismo, te indicaremos cómo desde Heinsohn podemos ayudarte a cumplir con los requerimientos de la DIAN y a optimizar tus procesos de nómina para contribuir al crecimiento de tu empresa.