¿Cómo hacer una nómina para pequeñas y medianas empresas?

Cuando las personas hablan de las nóminas, inmediatamente piensan en hacer números. Aunque los cálculos forman parte de ello, es importante entender el proceso general para aprender a hacer las nóminas con ayuda de procesos de alta calidad. Cómo hacer una nómina incluye todo, desde la creación de tu empresa como empleador hasta el pago a tus empleados y a otras entidades aplicables.

Si bien los propietarios de pequeñas y medianas empresas suelen estar bien versados en el producto o servicio que ofrecen, no todos tienen el conocimiento o el tiempo prudente para elaborar la nómina.

Utilizar un proveedor puede ser más práctico, ya que es una opción que no solo permite procesar la nómina, sino que también es posible tramitar incapacidades, certificados,  permisos y más, que harán los procesos de tu pequeña empresa más eficaces de la mano de nuestro software de nómina para pymes. Hoy veremos algunos de los pasos para tener que sepas cómo hacer una nómina eficazmente.

Paso 1: Establece tu empresa como empleador

Suponiendo que ya has establecido tu negocio y has solicitado las licencias necesarias, el primer paso de cómo hacer una nómina es asegurarte de que has cumplido con todos los requisitos legales para operar como empleador. Ten en cuenta también las normas de nóminas específicas del sector que tengas que seguir.

Paso 2: Establece tu proceso de como hacer una nómina

Ahora, debes tomar algunas decisiones que afectarán la forma de liquidar la nómina cada período. Tendrás que determinar qué es lo que funcionará en tu empresa para poder asegurarte de que tu equipo está formado en el proceso correctamente. Explora el “por qué” de cada área. Asegúrate de tener en cuenta las necesidades tanto de tus empleados como de la empresa, además de los requisitos legales.

• Calendario de pagos: ¿pagarás semanalmente, quincenalmente o mensualmente?

• Jornada laboral: ¿tiempo completo o tiempo parcial? ¿Exento o no exento de retención?

• Seguimiento del tiempo de trabajo: ¿tendrás que hacer un seguimiento de las horas de trabajo? Si es así, ¿cómo lo harás y cuándo tendrás que comunicarlo?

• Prestaciones: tener presente cómo se deben liquidar, dentro de qué fechas límites se deben pagar, las consecuencias de no pagarlas a tiempo y si habrá beneficios extralegales.

• Impuestos: ¿con qué frecuencia tendrás que pagar impuestos y a cuáles estás sujeto?

• Procesamiento y cálculos de la nómina: ¿ya cuentas con un servicio de software de nómina?

• Forma de pago: ¿vas a pagar con cheques, en efectivo o a través de un depósito directo?

Paso 3: Recoge los documentos necesarios para la nómina de los empleados cuando sean contratados

Una vez que tu empleado esté listo para empezar a trabajar, tienes que recoger algunos documentos importantes de la nómina. Estos incluyen documentos de afiliación a entidades de seguridad social, soportes de estudios, entre otros que los empleados deben firmar.

Utilizarás los datos de los formularios para añadir al empleado a tu software de nómina para pymes, si dispones de uno. Es una buena idea almacenar esta información en la nube para que puedas consultar en tiempo real.

Paso 4: Cálculos de la nómina

Una vez que sepas cuánto ha trabajado un empleado durante el período de pago, puedes empezar a hacer los cálculos importantes de cómo hacer una  nómina. Esto incluye pago neto, deducciones por seguridad social y otros beneficios.

Paso 5: Pagar a los empleados y a los proveedores de prestaciones

Una vez que restes las deducciones del pago total, sabrás la cantidad final que debes pagar a cada empleado, incluidas las retenciones en la fuente y las prestaciones sociales. Asegúrate de seguir el calendario de pagos que fijaste inicialmente para que los empleados sepan siempre a qué atenerse (si te comprometiste a pagar los salarios todos los viernes, debes tener una buena organización y hacer el proceso con el tiempo suficiente por adelantado para procesarlos).

Los impuestos y los proveedores de prestaciones tienen sus propias fechas de vencimiento. Muchos empleadores están obligados a pagar estos gastos mensualmente, pero puede variar. Tendrás que pagar las cantidades que retuviste de las nóminas de tus empleados, además de cualquier impuesto sobre estas que deba tu empresa.

Aprender cómo hacer una nómina puede ser un dolor de cabeza. Tienes que asegurarte de que tu empresa se registra en todos los organismos adecuados. Tendrás que llenar los formularios de cada empleado y contratar la cobertura de compensación de los trabajadores, todo ello en un plazo muy ajustado (menos de 20 días para la mayoría de los estados por ley). Incluso los empresarios más experimentados pueden verse abrumados por las complejidades del cumplimiento de las nóminas. Por eso, las soluciones de software sencillas son las opciones más fáciles y que más tiempo ahorran a los empresarios en general.

Con Heinsohn te puedes apoyar para que mes a mes los procesos de nómina sean controlados de manera automática con nuestro software de nómina para pymes. Ingresa a nuestra página web  y conoce todas las soluciones tecnológicas que tenemos para ti.