Características de un software para manejo de nómina

Los procesos que realizan las áreas encargadas de la administración de nómina requieren de mucho tiempo y pueden resultar muy costosos en términos económicos. Además, pueden existir errores humanos que resulten graves para las empresas debido a errores en pagos, presentaciones de impuestos tardíos e incumplimiento en leyes con respecto al manejo de nómina. Pero con el pasar de los años y el avance de la tecnología, el software para manejo de nómina llegó para optimizar todos los procesos.

Las ayudas tecnológicas han llegado para quedarse dentro de las empresas y dado esto, los software para manejo de nómina han tenido altas demandas, pues cada vez más compañías deciden optimizar y automatizar sus áreas de negocio, especialmente las más estresantes, complejas y repetitivas.

La elaboración de nómina es un proceso vital para el funcionamiento de las empresas, ya que se registran todos los aspectos financieros de forma constante y ordenada. Pero generalmente los trabajos en estas áreas se hacen de forma manual, lo que representa un trabajo complejo porque demanda tiempo y recursos.

Existen formas para ahorrar esfuerzos en estos procesos, pues gracias a la optimización de acciones de manera digital con un software para manejo de nómina se ha logrado ofrecer mayor efectividad y agilidad que las labores manuales.

Dado esto, desde las empresas han tomado la decisión de incursionar en la adaptación de la tecnología dentro de sus procesos y adquirir un software de recursos humanos y nómina para agilizar sus labores y evitar el hecho de caer en tareas repetitivas.

Además, este tipo de ayudas tecnológicas trabajan en la nube, por lo que es mucho más fácil acceder a su información, actualizarla en cualquier momento y alojar gran cantidad de datos en internet, en vez de tener gigantes instalaciones que ocupan espacios.

Sin embargo, dado que cada empresa es diferente y existen múltiples opciones en gestión digital, es importante analizar, primero que todo, las necesidades de tu empresa para definir prioridades y luego entrar a analizar las características importantes que un software para manejo de nómina pueda ofrecerte, y aquí te contamos sobre cuáles son las que deberás tener en cuenta al momento de adquirir este tipo de sistema de nómina.

1. 1. Convierte tareas complejas en sencillas

Una de las características, y primordiales, de un software de nómina y RRHH es la optimización de procesos. Por esto, gracias a la tecnología, vas a poder estar al día con todos los asuntos generales de la compañía, teniendo el control de todas las novedades que presenten los colaboradores. Además, podrás tener recordatorios para que no se pasen por alto algunas de las tareas pendientes de tu nómina.

2. 2. Reduces considerablemente el tiempo en que realizas tu nómina

Los procesos que se hacen de forma manual quedaron atrás luego de la implementación de la tecnología, pues requieren mucho tiempo para realizarse. Gracias a la optimización de procesos de un software para manejo de nómina, se reduce el tiempo, logrando enfocarlo en otras tareas que requieren de mayor esfuerzo.

Por otra parte, con un software de recursos humanos y nómina podrás tener informes de manera rápida con el fin de tener más tiempo para pensar en decisiones trascendentales para tu empresa. Con un par de movimientos dentro del sistema, lograrás generarlos desde el lugar que te encuentres gracias a su trabajo en la nube.

3. 3. Minimiza errores

Seguramente, la elaboración de tu empresa ha presentado algunos errores al realizarse de forma manual, esto se debe a la cantidad de información y cálculos que debes realizar. Por esto, con un software de nómina y RRHH el esfuerzo en registrar los datos será mínimo.

Sin embargo, deberás tener cuidado para que tu proceso sea exitoso. Solo deberás contar con una buena parametrización de tu sistema de nómina y saber cómo funciona, pues de esto depende su manejo para que tenga una navegación fácil.

4. 4. Seguridad en la información

Una característica importante del software para manejo de nómina es esta. La información de tu empresa es valiosa y necesita estar segura. Por eso, este sistema de nómina cuenta con usuarios de diferentes permisos o con tareas específicas para acceder a la información. Además, cuenta con protocolos que garanticen la encriptación de la información y su respaldo con múltiples copias de seguridad para proteger los datos.

5. 5. Permite ahorrar

Un software de nómina y RRHH permitirá ahorrar, primeramente, en tiempo que debes invertir para diferentes acciones; también en dinero de procesos administrativos y operativos; en espacio y hasta en uso de papel al almacenar la información en la nube.

Este tipo de sistema de nómina brinda flexibilidad y posibilidad de aumentar la productividad de tu negocio gracias a sus características. Por esto, un software para manejo de nómina se convertirá en tu mejor aliado para el manejo de la empresa.

6. 6. Información en tiempo real

Al manejar toda la información en la nube, podrás revisar la información que necesites en tiempo real, sea cual sea el lugar donde te encuentres.

7. 7. Sistema de nómina intuitivo y fácil de manejar

De nada sirve que quieras optimizar los procesos dentro de tu empresa si gastas más tiempo en horas de capacitación y entrenamiento de tu personal para saber manejar un software para manejo de nómina. Este debe ser fácil de utilizar y deberás probarlo para ver que lo puedes operar sin largas instrucciones ni manuales de usuario.

8. 8. Atención personalizada

Luego de analizar tu sistema de nómina y su usabilidad, podrás tener preguntas u obstáculos con el pasar del tiempo, por lo que necesitarás atención personalizada con respecto al problema que esté atravesando tu sistema.

Por esto deberás elegir un software de recursos humanos y nómina que te ofrezca esa atención de soporte a través de diversos canales como chats, videoconferencias, mensajería instantánea, etcétera.

9. 9. Actualización constante

El software que elijas deberá estar actualizado en términos legales, por lo que deberás estar al tanto sobre toda la información y requerimientos que existan a la hora de su adquisición.

10. 10. Adaptable y flexible

El futuro es incierto y hay que estar preparados ante cualquier eventualidad que se pueda presentar. Por esto, tu software de nómina en Colombia deberá adaptarse a las necesidades de tu negocio. La empresa puede crecer, tener numerosas instalaciones y contratar grandes cantidades de personal, por lo que deberás preguntarte algo. ¿Esta herramienta está en capacidad de evolucionar a la par de mi empresa y responder a mis necesidades?

Las ventajas del software para manejo de nómina

Luego de analizar las características que deberás tener en cuenta para la elección de tu software para manejo de nómina, deberás estar al tanto sobre las ventajas que este tipo de herramientas ofrecen dentro del mercado laboral, tales como:

Aumentar la confianza de tus empleados con la empresa. Con la tipificación manual de las nóminas puede haber incertidumbre con respecto a los pagos atrasados e inexactos. Por esto, la tecnología garantizará que tus colaboradores reciban sus sueldos en los días acordados y sin errores, lo que dejará una imagen de seguridad y confianza en la empresa por parte de los empleados.

Facilitar el cálculo de las variables en los sueldos. A la hora de calcular existen errores, y más si están inmersas las variables como horas extras. Con un software de recursos humanos y nómina podrás tener el control exhaustivo de todas las comisiones, horas extra, etcétera; y un cálculo exacto para todo el pago.

Automatizar procesos. Dado a que calcular nóminas requiere un largo y arduo trabajo, con un sistema de nómina podrás enviarlas de forma automática por cada uno de tus empleados de forma rápida y fácil.

Tu software con nosotros

En resumidas cuentas, la tecnología ha llegado para influir dentro de los procesos de cada empresa, y para ello, un software para manejo de nómina optimiza tus acciones, ejecutándose de la mejor manera para que solo tengas que dedicarte a demás funciones que requieran mayor planeación.

Por esto, en Heinsohn somos tu mejor aliado para que comiences con la implementación de este tipo de sistema de nómina dentro de tu empresa. Visita nuestra página web y conoce sobre nuestro servicio.